Importeren artikel- en leveranciersbestand, updaten artikelbestand

Wellicht kan u uw bestaande artikelenbestand omvormen tot een spreadsheet-bestand (Excel of OpenOffice). Vanuit dit bestand kan u artikelgegevens importeren in MFS. De eerste keer, bij het aanmaken van de artikelen, kunnen ook de leveranciers geimporteerd worden. Later kan u ongeveer dezelfde werkwijze volgen om artikelgegevens (omschrijvingen, prijzen, ...) te updaten vanuit een spreadsheet-bestand, bijvoorbeeld een prijzenbestand dat u van uw leverancier ontvangt.

Artikelen de eerste keer importeren

Hieronder wordt een voorbeeld van een spreadsheet getoond, waarin een aantal van de artikelvelden (wellicht de belangrijkste) getoond worden. Enkel de kolommen die u voorziet worden ingevoerd. De leveranciersgegevens die in dit voorbeeld ook weergegeven zijn,  worden enkel gebruikt wanneer het artikel de eerste keer aangemaakt wordt, niet wanneer het later geupdate wordt.

 

Opmerking : wellicht zal u uw artikelbestand apart van uw leveranciersbestand ter beschikking hebben, met op elke artikellijn enkel een leveranciersnummer in plaats van het volledige adres van de leverancier. U kan zo 2 spreadsheet-bladen echter makkelijk samenvoegen tot een blad zoals hierboven getoond, met behulp van de VLOOKUP- of VERT.ZOEKEN-functie in OpenOffice.org Calc of Microsoft Excel : met behulp van die functie kan u het leveranciersnummer dat op de artikellijn staat opzoeken in de leveranciers-tabel, en telkens een veld uit het leveranciers-adres achter de artikellijn zetten.

Ga in MFS naar het scherm Bestand|Artikelen importeren.

 

Aandachtspunten

  • Het decimaalscheidingsteken dat ingesteld is in het configuratiescherm in Windows, wordt gebruikt om de getallen te interpreteren. Als u bijvoorbeeld een komma als decimaalscheidingsteken hebt ingesteld in windows, en u gaat straks verkoopprijzen met een punt uit de spreadsheet naar MFS overbrengen, zal dat niet werken.
  • De instellingen in het bovenstaande scherm zien er complex uit. Wanneer u MFS installeert, wordt er standaard een eenvoudig prijzensysteem ingesteld (artikelen hebben een aankoopprijs en een verkoopprijs). Door in het configuratiescherm van MFS 'Primo' in te schakelen, wordt er een veel uitgebreider prijzensysteem beschikbaar. Een aantal van de instellingen in het hierboven getoonde scherm, hebben daarop betrekking. Bijvoorbeeld 'ingangsdata', 'klantklassen', 'coefficienten', ... zijn niet van toepassing in het eenvoudige systeem. We beperken ons voor deze beschrijving tot het eenvoudige prijzensysteem.

De velden

De volgende velden kunnen op deze manier geimporteerd worden in MFS. Niet alle velden zijn verplicht, enkel de velden die zijn ingevuld, worden overgenomen : 

aank            : Aankoopprijs
alfacode        : Alfacode
art_nr          : Artikelnummer, kan NIET geimporteerd worden (het systeem wijst zelf artikelnummers toe), maar wordt gebruikt om een artikel terug te vinden als het geupdate moet worden
behandelverp    : Behandel per verpakking : <> 0 om alle aantallen af te ronden naar veelvouden van het verpakkingsaantal
bestelhoev      : Bestelhoeveelheid per leverancier : bestelvoorstel zal hiervan een veelvoud zijn
boek_nr         : Boekhoudnummer : waarde moet een van de in 'hulpbestanden' ingestelde grootboeknummers zijn
btw             : BTW-percentage
cat_blz         : Catalogusbladzijde
cat_blz_2       : Catalogusbladzijde 2e taal
cat_pgtree_id   : Catalogusgroep-identificatie. Moet bestaan in de catalogusgroepenboom.
code_lev        : Artikelcode van de leverancier. Hierop wordt gezocht indien niet gevonden op eigen artikelnummer.
ean             : EAN-code. Hierop wordt gezocht indien niet gevonden op code_lev en art_nr.
eenheid         : Facturatie-eenheid (prijs-eenheid)
euprice         : Eindgebruikersprijs, van toepassing voor distributeurs
inactief        : Artikel komt niet voor in prijslijst en catalogus indien inactief <> 0
leeggoed        : Artikel is een leeggoed-artikel (bv. pallet, doos, ...) indien <> 0
lokatie         : Locatie in magazijn van dit artikel. Let op formaat !
magazijn        : Magazijn van dit artikel
max_voor        : Gewenste- of maximumvoorraad
min_voor        : Minimumvoorraad (bestelgrens)
nleverbaar      : Niet meer leverbaar door leverancier indien <> 0
omschr          : Omschrijving, verplicht in te vullen ivm rapportering niet-gevonden lijnen. Vinkje bepaalt of ze overgenomen wordt.
omschr2         : Omschrijving 2e taal
orderviadist    : Bestellen via centrale ipv. rechtstreeks bij leverancier indien <> 0
ovrstckunit     : Splits magazijnbon in deze eenheid + overschot in werkeenheid
prod_gr         : Kortinggroep
purchnote       : Opmerking die getoond wordt bij het invoeren van een aankoopbestelling
reg_snr         : Serienummerregistratie is verplicht voor dit artikel alvorens leveringsbon af te drukken indien <> 0
salenote        : Opmerking die getoond wordt bij het invoeren van een verkoopbestelling
verk            : Verkoopprijs
verpakking      : Verpakkingsaantal
werkeenheid     : Werkeenheid

Leveranciersvelden, enkel gebruikt bij aanmaken nieuwe artikelen :
lev_num : Leveranciersnummer. Indien het nog niet bestaat, wordt het aangemaakt met de adresgegevens hieronder :
naam    : Naam
adres   : Adres
postnr  : Postnummer
woon    : Woonplaats
btw_nr  : BTW-nummer
tel_nr  : Telefoonnummer
fax_nr  : Fax
email   : Email

Het is aan te raden de bovenstaande veldnamen (linkerkolom) te gebruiken. In dat geval selecteert MFS automatisch de juiste velden. Indien u andere namen gebruikt, moet u de selectie manueel doen. Let er bij andere namen op dat er geen spaties of speciale tekens in de veldnamen zitten, enkel cijfers en letters.

De procedure

  • Kies een referentieleverancier : onbestaande artikelen waarbij geen leveranciersgegevens zijn ingevuld, zullen aangemaakt worden met de referentieleverancier als leverancier. Hiervoor moet er uiteraard minstens 1 leverancier bestaan. Die kan u evt. meteen aanmaken in het venster waarin u de referentieleverancier kiest.
  • Selecteer in de spreadsheet de tabel, inclusief kolomhoofdingen, en kies 'Bewerken|Kopieren' in de spreadsheet (of druk ctrl-C).
  • Selecteer de juiste opties op het eerste tab-blad, zoals hieronder getoond :

 

  • Klik in MFS op '2. Plakken uit clipboard'. De uit de spreadsheet gekopieerde tabel, verschijnt in MFS, en (als u dezelfde kolomtitels gebruikt hebt als in het voorbeeld) de juiste kolommen worden geselecteerd om toegekend te worden aan de MFS-velden :

 

 

  • Klik nu op 'Artikelen zoeken' : in dit geval (omdat we nieuwe artikelen importeren) zullen de artikelen niet gevonden worden. Bij het updaten van reeds bestaande artikelen, wordt er gezocht op eigen artikelnummer, op ean-code, en op de combinatie referentieleverancier/code-leverancier. Als er een overeenkomst gevonden wordt, wordt het bestaande artikel geupdate. Op deze manier kan u nieuwe prijslijsten die u in spreadsheet van uw leveranciers krijgt, onmiddellijk importeren, zelfs indien enkel de artikelcode van uw leverancier vermeld is op in die spreadsheet. Merk dus ook op dat indien geen van deze velden beschikbaar is in de spreadsheet of niet gekoppeld zijn in het MFS-scherm, en er dus geen overeenkomst tussen de spreadsheet-lijnen en bestaande artikelen gevonden kan worden, de artikelen uit de spreadsheet dus steeds als nieuwe artikelen aangemaakt zullen worden ! (Indien op het scherm 'instellingen' het vinkje 'nieuwe artikels aanmaken' ingeschakeld is.)
  • Klik op 'Prijzen'. Dat is ook enkel nuttig bij het updaten van bestaande artikelen, en geeft u in dat geval een overzicht van de prijswijzigingen (procentueel, zodat u fouten snel terugvindt).
  • Klik op 'Uitvoeren'. Na het bevestigen van een waarschuwing over ingangsdata (niet van belang in het vereenvoudigde prijzensysteem), en een vraag of artikelen die reeds in het systeem staan, en waarvan de prijs nul zou worden, wordt het importproces uitgevoerd. De artikelen worden ingevoerd in het systeem, de niet-bestaande leveranciersnummers worden aangemaakt met de leveranciers-adresgegevens die op de lijnen staan.

Digon MFS : CRM- en ERP-systeem