Klantenfiche

De klantenfiche van een klant bevat de klantengegevens. We geven een overzicht en een beschrijving van de verschillende velden. U kan een klantenfiche bijvoorbeeld oproepen door in het hoofdmenu van MFS Bestand|Klanten en Prospecten te kiezen (ofwel Ctrl+k te drukken). Dan krijgt u het klantenkeuzescherm. Tik in filter een deel van de klantennaam in, en doe 'enter' of klik op 'Zoek'. Dan kan u de gewenste klant selecteren. Doe 'Bewerk' of 'Enter', en dan wordt de klantenfiche getoond.

Opmerking: u kan wanneer u gegevens voor verschillende klanten moet wijzigen, het klantenkeuzescherm en de klantenfiche naast elkaar op het scherm laten staan. De klantenfiche moet niet telkens met 'OK' afgesloten worden om gegevens op te slaan. Selecteer gewoon een nieuwe klant uit het klantenkeuzescherm (bv. dubbelklikken). De nieuwe klantenfiche wordt getoond, en de oude opgeslagen.

De klantenfiche is verdeeld in verschillende 'Tabs'.

Bovenaan de klantenfiche vindt u een vinkje 'Omzet 365 d'. Als u dat aanvinkt, wordt bij elke klantfiche die u toont, op die plaats de omzet van de klant gedurende de laatste 365 dagen weergegeven. Onderaan de klantenfiche vindt u een menu. Dat menu bevat snelkoppelingen naar allerlei informatie over die klant. Een soortgelijk menu vindt u op vele plaatsen (bij verschillende lijsten, invoerschermen, overzichten, rapporten) in het programma terug, en het laat u toe om makkelijk de verschillende gegevens op te roepen over een klant. Uitgeklapt ziet het menu er als volgt uit :

Dat betekent dus dat u van om het even waar in het programma (bijvoorbeeld van een factuuroverzicht, of vanuit een bestelling, vanuit een omzettenlijst, ...) een bepaalde lijn kan selecteren, en voor de overeenkomstige klant naar

De klantenfiche
De lijst openstaande offertes
De bestellingen die in behandeling zijn
De historiek van de bestellingen (welke produkten ooit gekocht, wanneer, welke prijs)
De factuurhistoriek
De lijst onbetaalde facturen, de statistiek ivm de betalingstermijnen voor die klant
De klachten/taken/to-do-items gekoppeld aan die klant
De omzetevolutie
De klantencontacten (CRM)
De lijst met serienummers van de door de betreffende klant gekochte producten
Het leeggoed dat in het bezit van de klant is
De contactpersonenlijst (bv. contact boekhouding, contact aankoop, ...)

kan springen.

We geven nu een overzicht van de vele velden in de klantenfiche, en hun doel.

Klantnummer	Automatisch toegekend identificatienummer voor de klant. Uiteraard uniek per klant.
Alfacode	Makkelijk te onthouden afkorting voor de klant. Als u bijvoorbeeld voor een klant Verwerft-Vangyseghem NV, Olen als alfacode 'vwolen' specifieert, kan u de klant later terug oproepen door in het klantenkeuzescherm, bij 'filter', vwolen in te vullen. Merk op dat dit niet noodzakelijk ingevuld hoeft te worden. U kan deze klant ook zonder alfacode vinden, door in het klantenkeuzescherm 'verw olen' in te vullen.
Naam	Naam van de klant
Naam 2	Een optionele tweede lijn voor de naam van de klant
Adres	Straat en huisnummer
Gemeente	Vul eerst het postnummer in. Als het land (volgend veld) ingesteld staat op Belgie, krijgt u dan een keuzelijst van gemeentes. Als u het postnummer niet kent, laat dan het postnummerveld leeg, en begin de gemeente in te vullen. Voor Belgie vult het programma zelf de gemeente-naam aan (selecteer uit de voorgestelde lijst), en vult het na uw selectie van een gemeente, het postnummer in.
Land	Het land van de klant. BIj installatie staan er een aantal landen in de lijst. U kan er meer toevoegen via het menu Bestand\|Hulpbestanden\|Landen in het hoofdscherm van MFS.
Ond.Nr.	Het ondernemningsnummer. Het programma probeert dit nummer correct te formatteren als u het veld verlaat (vb. : BE 0123.456.789). Ook het controlegetal wordt indien mogelijk gecontroleerd, en het programma waarschuwt u bij een foutief controlegetal. Daarnaast is er nog een online-controle van het BTW-nummer mogelijk door op het knopje naast dit veld te klikken. Dan wordt op http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/lang.do?fromWhichPage=vieshome automatisch het ingevulde BTW-nummer gecheckt, en kan u controleren of de adresgegevens van de onderneming kloppen. Het is zelfs mogelijk om voor een nieuwe klant, eerst het BTW-nummer in te vullen, dan online te checken, en MFS dan de gevonden adresgegevens zelf te laten invullen in de naam,/adres/gemeente-velden.
Klasse (Prijslijst)	Elke klant behoort tot 1 klantklasse. Aan die klantklasse is een prijslijst gekoppeld. Zo kunnen er bijvoorbeeld 3 prijslijsten zijn. Opmerking : dit kan enkel in het geval de optie 'Gebruik Primo' geactiveerd is. Bij standaardinstallatie wordt het programma met een eenvoudig prijsbeleid geinstalleerd, en is er maar 1 prijslijst.
Klantentype	Er kunnen een aantal klantentypes gedefinieerd worden. Aan elke klant kan zo'n type toegekend worden. Dat kan dan handig zijn bij het maken van selectielijsten voor mailings (bijvoorbeeld : een lijst van alle schilders in het klantenbestand).
Aankoopgroep	Wanneer verschillende klanten samen een aankoopgroepering vormen, kan een code voor deze aankoopgroepering ingesteld worden. Daardoor is het dan mogelijk om statistieken voor alle klanten uit die aankoopgroep op te vragen. De code bestaat uit 3 letters.
Vertegenwoordiger	Elke klant kan toegewezen worden aan een verkoper of vertegenwoordiger van uw firma. Zo kunnen dan later statistieken per vertegenwoordiger aangemaakt worden,
Inactief	Als het vinkje 'Inactief' aangezet wordt, komt de klant bij het opzoeken in het klantenkeuzescherm onderaan de gefilterde lijst, in een lichtere kleur.
Klnr. Boekh.	Het klantennummer van deze klant in uw boekhoudpakket / bij uw accountant. Dit klantnummer wordt gebruikt voor automatische doorsturing van de factuurgegevens naar uw boekhoudpakket gebruikt.
Telefoon, Fax, GSM, Email, Website	Algemene contactgegevens van de klant
Lat / Long	Lengte- en breedtegraad van de vestiging van de klant, in GPS-coordinaten. Dit is (wanneer het uitgebreide prijzensysteem ingeschakeld is) nuttig voor automatische toeslagberekening afhankelijk van de leverings-afstand. Het is belangrijk dat in Bestand\|Instellingen voor uw eigen firma uw correcte coordinaten zijn ingesteld. De afstand in vogelvlucht tussen uw firma (zoals ingesteld in Bestand\|instellingen) en deze klant wordt weergegeven onder de velden voor lengte en breedtegraad. Daarnaast worden deze coordinaten ook gebruikt om KML-bestanden te exporteren van klantenselecties (bijvoorbeeld : alle klanten met een omzet van meer dan xxx euro). Deze KML-bestanden kunnen dan in Google Earth op een kaart worden weergegeven. Met de knop 'Geocode' kunnen de coordinaten van het stadscentrum van de klant automatisch worden ingevuld. Het is technisch mogelijk meer nauwkeurige coordinaten (straat- of huisnummernauwkeurigheid) online op te vragen bij geocoding-services, maar het is momenteel niet duidelijk of de licenties van deze services dit toelaten. Opmerking : het adres van de klant kan op Google Maps getoond worden mbv. het knopje naast het adres. De positie bepaald door de ingevulde lengte- en breedtecoordinaat kan weergegeven worden mbv. het knopje naast de velden voor lengte- en breedte.
Tab 'Contacten'	Contactpersonen binnen de firma. Aangeraden wordt de knop 'Andere' te gebruiken, omdat de 4 vaste onderdelen (boekhouding, aankoop, ...) later afgevoerd zullen worden. Door op de enveloppe naast het email-veld te klikken, wordt uw emailprogramma automatisch gestart met het email-adres van de klant ingevuld.
Betaalwijze	Is het eerste veld op de tab 'Betalingen'. De eerste keuzemogelijkheid in 'Betaalwijze' is de normale. Bij een andere keuze, wordt bij het invoeren van een offerte, kassaverkoop of bestelling, het invoerscherm duidelijk rood weergegeven, en de betaalwijze wordt als tekstje in de onderste regel van het invoerscherm weergegeven.
Kredietlimiet	In het eerste veld kan een aantal dagen ingevuld worden, in het tweede een bedrag. Als de openstaande facturen plus bestellingen dat bedrag of die tijd (oudst openstaande factuur) overschrijden, wordt er een melding gegeven bij het invoeren van een nieuwe bestelling, of bij het wijzigen van een bestelling. In het instellingenscherm van MFS kan gekozen worden om indien de kredietlimiet overschreden is, het invoeren van bestellingen voor die klant volledig te blokkeren in plaats van enkel een melding te geven. Aanpassen van de kredietlimietgegevens is beperkt tot gebruikers die de juiste permissies hebben.
Blokkering	Wanneer in het instellingenscherm van MFS de juiste opties zijn ingesteld ivm de kredietlimiet, kan hier het invoeren van bestellingen of afhalingen (kassaverkopen) voor een bepaalde klant volledig geblokkeerd (hoewel limiet niet overschreden) of toegelaten (hoewel limiet wel overschreden) worden. Of de blokkering kan automatisch bepaald worden door de overschrijding van de kredietlimiet.
Factuurvervaldatum	Aaltal dagen waarmee vervaldatum factuur later is dan de factuurdatum voor deze klant.
Rappels vanaf	Aantal dagen, eventueel te tellen vanaf het einde van de maand, na de factuurdatum, waarop het sturen van een eerste rappel moet worden voorgesteld. Dit is van toepassing indien u het eenvoudige betalings-opvolgingssysteem binnen MFS gebruikt, het is niet van toepassing wanneer u een extern boekhoudingsprogramma gebruikt. Dan worden uw rappels uiteraard daar gemaakt.
Betaalt via factoring	Nodig voor aanmaken van gegevensbestand om door te sturen naar een factoring-bedrijf
Exportkorting/eindejaarskorting	Geniet deze klant van bepaalde kortingen, meer info kan ingevuld worden in het onderstaande vrije veld ' eindejaarscondities'. In het klantenselectiescherm kunnen selecties gemaakt worden van alle klanten die een bepaalde korting genieten.
Korting contant	Indien niet nul, wordt er op de facturen een korting voor contante betaling voorgesteld bij deze klant.
Kredietbeperking	Indien niet nul wordt er op de facturen een kredietbeperking bijgeteld voor deze klant. Opgelet : de standaard geinstalleerde factuurlayout voorziet dit NIET.
Nota's betaling	Een logboek waarin het betalingsproblemen van deze klant kunnen worden bijgehouden.
Leveradres/leverplaats	Indien leveringsadres en leveringsplaats voor deze klant altijd verschillend zijn van het facturatie-adres, kunnen ze hier ingevuld worden. Dit systeem wordt echter geleidelijk vervangen door het veel uitgebreidere systeem van de leveringsadressen, waarbij een hele set van leveringsadressen per klant kan worden bijgehouden.
Vaste opmerking op factuur	Een vaste tekst die voor deze klant op zijn facturen dient te verschijnen.
Facturatie-adres, indien verschillend van algemeen	Laat leeg om het algemene adres als facturatie-adres te gebruiken. Gebruik van deze velden is ingewikkeld. Het kan nuttig zijn wanneer verschillende klanten zich verenigen in een aankoopgroepering met een centraal facturatie-adres.
Verwittigen voor levering	Informatief veld, kan gebruikt worden om selecties op te maken.
Transporttoeslag aanrekenen	Voor deze klant wordt transporttoeslag aangerekend, als een aparte lijn op de factuur, met het 'transporttoeslag-artikel', en afhankelijk van de afstand.
Vrijstelling BTW	Indien aangevinkt, wordt voor deze klant geen BTW aangerekend. De mededeling op de factuur kan hieronder ingesteld worden.
Factuurafdrukken, leverbonafdrukken	Aantal afdrukken van factuur/leveringsbon dat deze klant wenst.
Vraag/druk bestelref	Indien aangevinkt wordt voor elke bestelling/afhaling een bestelreferentie en leveringsadres gevraagd (en andere gegevens ivm levering). Indien niet aangevinkt kan de gebruiker dit invoervenster per bestelling indien gewenst zelf oproepen.
Aparte factuur per leveringsadres	Aparte factuur per leveringsadres afdrukken
Geen leveringsadres op factuur	Geen leveringsadres op factuur afdrukken
Prijzen op leveringsbon	Prijzen op leveringsbon afdrukken indien aangevinkt.
Schrap alle backorders na levering	Indien NIET aangevinkt, wordt er van de niet-geleverde goederen een backorder aangemaakt na het invoeren van het gedeelte dat wel geleverd is.
Heeft prijslijst/heeft catalogus	Informatief veld. Kan gebruikt worden in selecties voor mailings.
Wenst orderbevestigingen	Wenst orderbevestigingen te ontvangen.
Wenst geen mailings + reden	Indien klant geen direct-marketing wil ontvangen.
Offerte met prijsuitzonderingen	In het uitgebreide prijssysteem kan de prijs per product bepaald worden door een prijsafspraak per klant, die bijvoorbeeld voor een jaar geldig is. Praktisch gebeurt dat door een prijsafspraken-offerte op te stellen. Specifieer hier het offertenummer, en voor alle producten op die offerte, zal de prijs automatisch de prijs van de offerte krijgen. Na de vervaldag van de offerte, wordt er een melding gegeven. Gebruik hiervan maakt uw prijzenpolitiek erg ondoorzichtig, en het wordt sterk afgeraden.
Email-adres prijslijstmailings	Er kan een mail verstuurd worden met een spreadsheet-bestand, naar alle klanten waarbij dit adres is ingevuld, met daarin alle prijswijzigingen van afgelopen periode (via het scherm 'prijslijst')
Commentaar	Vrij in te vullen tekstveld
Vrije velden	Vrij aan te maken velden. Een veld dat u aanmaakt verschijnt bij alle klanten, en kan dan per klant specifieke informatie bevatten. (Bijvoorbeeld : aantal verzamelde punten met een actie, bijvoorbeeld een regio, een klasse, ...). Het aantal velden is niet beperkt, Elk van deze velden kan gebruikt worden in een selectiecriterium in het scherm klantenselecties (voor mailings, voor geo-data, ...). Het eerste veld, kl_nr, moet altijd blijven bestaan en wordt intern gebruikt.
Voorwaarden	Per klant kunnen specifieke, in tekstvorm geformuleerde, voorwaarden bestaan voor productgroepen. De productgroepen zijn in een boomstructuur georganiseerd, en een klant waarbij een voorwaarde is ingesteld op een groep, heeft diezelfde voorwaarde in de subgroepen, tenzij ze daar is uitgeschakeld. De voorwaarde wordt duidelijk weergegeven bij het invoeren van een offerte/afhaling/bestelling van een product uit die groep voor die klant. Voorbeeld : 'speciale prijzen', toegekend aan klant X voor productgroep verfborsteld. Als u dan een offerte invoert voor klant X, en u voegt 'Verfborstel wit 3cm' toe, verschijnt bovenaan :'speciale prijzen'. (Indien u natuurlijk bij het aanmaken van uw productgroepen deze verfborstel toegevoegd hebt aan de groep verfborstels).
Prijsformule	Enkel van toepassing in he tuitgebreide prijssysteem. Meer informatie vindt u bij de bespreking van het prijssysteem.
Kortinggroepen	Net zoals de productgroepen kunnen er in een boomstructuur kortinggroepen gedefinieerd worden (enkel in uitgebreid prijssysteem). Een klant kan een specifieke korting krijgen op alle producten in een groep (en haar subgroepen). Deze korting wordt automatisch toegekend bij het aanmaken van een bestelling/offerte/afhaling (in tegenstelling tot 'voorwaarden', dat zijn tekstjes die duidelijk aan de gebruiker worden weergegeven. De kortingen die hier gespecifieerd worden, worden onmiddellijk en automatisch meegenomen in de prijsberekening.
Dubbels	Wanneer een klant per ongeluk dubbel is aangemaakt, kan het dubbel in dit schermpje verwijderd worden. Selecteer eerst het vinkje 'inschakelen' (dat dient als beveiliging). Indien u een klant ontdubbelt, worden alle facturen/offertes/klantencontacten/.... van de te verwijderen klant overgeplaatst naar de te behouden klant.

Digon

Klantenfiche