 |
MFS : Onderdeel aankoop en verkoop Offertes, bestellingen, opvolging en facturatie |
Verkoopbeheer : software voor offertes en facturatie
MFS is een softwarepakket waarin één of meerdere gebruikers, op een locatie of geografisch verspreid, de bedrijfsdata kunnen invoeren, verwerken, inkijken en interpreteren. Het is flexibel, en probeert de gebruiker een zo groot mogelijke vrijheid te geven in de te volgen procedures, zonder dat hierdoor bedrijfsprocessen ongestructureerd worden.
Offerte
Een verkoop begint meestal bij een offerte. MFS kan op het invoerscherm meldingen tonen die gekoppeld zijn aan producten of productgroepen (of subgroepen, of subgroepen van subgroepen ...), eventueel specifiek voor de gekozen klant of prospect. Het scherm toont of er voor de de klant of prospect historieken in verband met het gekozen artikel zijn, en de gebruiker kan met 1 muisklik of toetsaanslag volledige historieken (vorige offertes van huidig product voor huidige klant, vorige bestellingen, facturen, openstaande facturen, ...) tevoorschijn halen.
Aan artikelen kunnen conversies gekoppeld worden, en dan kan een aantal ingevoerd worden als aantal paletten, aantal dozen, aantal stuks, aantal vierkante meter, terwijl het programma het omrekenwerk automatisch uitvoert. 
Op een offerte kunnen automatisch productfiguren afgedrukt worden. Aan de offerte kunnen documenten, interne opmerkingen, ... toegevoegd worden. De gebruiker kan met 1 klik de artikelfiche tonen, de klantenfiche, en nog vele andere relevante schermen.
Artikelen kunnen in promotiegroepen ondergebracht worden, en de gebruiker kan voor artikelen die in promotie zijn direct de overeenkomstige promotiefolder op zijn scherm oproepen, of het subtotaal van artikelen uit een bepaalde promotiegroep.. U vindt alle details in de handleiding.
Opvolging van offertes
Een offerte wordt, nadat ze is afgedrukt of naar de klant of prospect gemaild, geregistreerd in het opvolgingssysteem. Bij elke bespreking met de klant over de offerte kan een medewerker informatie toevoegen in het offerte-opvolgingssysteem. Op deze manier is de volledige geschiedenis van de besprekingen (tekstje, welke medewerker, ook tijdstip wordt automatisch geregistreerd) over een bepaalde offerte altijd en overal voor iedereen binnen uw bedrijf beschikbaar. Een offerte heeft een "status" (klant opvolgen, verkoper opvolgen (door verkoopsleider), ... besteld, niet besteld ,...).
Bestellingen
Een bestelling kan vanaf nul ingevoerd worden, maar uiteraard kan een offerte ook worden omgezet naar een bestelling. Een selectie van de lijnen van de (verkoop-)bestelling kan automatisch worden omgezet naar een aankoopbestelling aan de juiste leverancier.
Levering - backorder - voorraadbeheer
Er is keuze tussen verschillende configuraties in MFS, ook in verband met de workflow voor leveringen. Worden eerst de goederen in het magazijn gepickt (picklist op routing-volgorde in het magazijn wordt dan afgedrukt), of wordt de magazijnbon en leveringsbon gecombineerd ? Gaat het om een afhaling, een kassaverkoop, ... ? Alle opties zijn mogelijk. Bij invoeren van het geleverde aantal, wordt de voorraad van het artikel in de database geupdate, en wordt er optioneel een backorder aangemaakt. Daarna staat de bestelling klaar voor goedkeuring voor facturatie.
Facturatie
Het scherm voor goedkeuring van bestellingen voor facturatie is erg veelzijdig, en laat toe de gegevens op verschillende manieren op te vragen en te bekijken, en om relevante randinformatie onmiddellijk op te vragen. Door rechts klikken op artikelen kan (zoals overal in MFS) onmiddellijk artikelfiche, voorraadhistoriek, aankoophistoriek opgeroepen worden. Ook over de klant kunnen met behulp van een snelkoppelingen-menu zowel in dit scherm als in vele andere schermen onmiddellijk allerlei gegevens over de klant worden opgevraagd (klantenfiche, openstaande facturen, historieken, statistieken, ...)
Optioneel kan door configuratie-opties (enkel door bevoegde gebruikers) MFS zodanig ingesteld worden dat het mogelijk wordt om deze stap over te slaan en onmiddellijk vanuit de bestelling een factuur te maken (bv. om mee te geven met een klant die een bestelling afhaalt).
Als de bestelling goedgekeurd is, kan ze afgedrukt worden. Per klant kan ingesteld worden of de klant een factuur per bestelling wil, of de facturen gegroepeerd moeten worden ,...
Beheer van prijzen
Eenvoudig of complex : bij de installatie van het gedownloade pakket is MFS geconfigureerd met een zeer eenvoudig prijzenbeleid : elk product heeft een aankoopprijs, een verkoopprijs, en een standaard korting. In een aantal gevallen is dat voldoende, maar door een configuratie-optie kan het "complexe prijzenbeleid" worden ingeschakeld.
Dan wordt het mogelijk
- Artikelen in te delen in kortinggroepen, die volgens een boomstructuur geordend zijn. Eigenschappen voor een groep gelden ook voor haar subgroepen.
- Aan die kortinggroepen berekeningswijzen voor de prijzen van de artikelen in die groepen toe te kennen
- Die berekeningswijzen kunnen
- eenvoudige staffelkortingen zijn
- of winstmargespecificaties met staffels
- of erg uitgebreide formules
- die rekening kunnen houden met parameters van aankoopprijs over aantal, lengte en breedte tot en met zelfs de afstand tot het leveringsadres van de klant
- die elementen kunnen bevatten die bij individuele artikelen uit de kortinggroep ingesteld zijn
- die zelfs afhankelijk kunnen zijn van formules die per klant gespecifieerd kunnen worden.
- de staffels kunnen gebruik maken van de conversietabellen (doos/pallet/stuk/m2/...) die per artikel ingesteld kunnen worden. Dat betekent dat een kortinggroep die een korting van "10% bij aankoop van een volle doos" specifieert, verschillende artikelen kan bevatten waarvan het aantal per doos niet hetzelfde is. Enkel bij het artikel moet ingevuld worden wat het aantal per doos is...
- Klanten onder te verdelen in klassen, voor elke klantklasse kan elk artikel een andere prijs, of een andere berekeningswijze hebben
- Assortimentskortingen toe te passen : zij houden niet enkel rekening met staffels op het aantal besteld op 1 lijn, maar wel met het aantal producten uit de betreffende kortinggroep in de gehele bestelling
- Aan specifieke klanten kortingen toekennen op een kortinggroep (of subgroep). Door de boomstructuur van de kortinggroepen kan dat met minimaal instelwerk.
- ...
Aankoopbeheer : bestelvoorstel, aankoopbestellingen en opvolging van inkomende leveringen en facturen
Aankoopbestellingen worden aangemaakt vanuit een bestelvoorstel, of vanuit een bestelling van een klant.
Na bestelling via mail of fax kan de aankoopbestelling worden opgevolgd : in het scherm "levering invoeren" wordt de leveringsbon van de leverancier gecheckt aan de bewaarde bestelling. Hier wordt de voorraad ook geupdate.
Later wordt de factuur van de leverancier ook gecheckt en gekoppeld aan de leveringsbon in het aankoop-opvolgingsscherm.