Digon

MFS : onderdeel CRM Relatiebeheer (customer relationship management) Terug naar overzicht

Database met prospecten, klanten en leveranciers

Mfs heeft een database voor prospect- klant- en leveranciersgegevens die op allerlei manieren met elkaar en andere informatie gelinkt zijn, waardoor kennis en informatie  opgeslagen en gerapporteerd kan worden.

Gegevens, en directe links naar relevante informatie

De uitgebreide klanten-  en prospectenfiches zijn van op elke plaats in MFS door 1 klik bereikbaar. Ze bevatten naast de gewone adresgegevens ook

• Eigen velden (bijvoorbeeld "aantal werknemers", "omzetcategorie", ... wat u ook maar nodig heeft in verband met segmentering)
• Een onbeperkte lijst contactpersonen per klant/prospect, met coördinaten, vrij tekstveld en links naar sociale netwerksites.
• Automatische check van het BTW-nummer via webservice EG
• Met 1 klik uw contactpersoon bellen via Skype (of optioneel via andere (Voip-)telefoonsystemen).
• Directe links vanuit een klantenfiche naar
  • Openstaande taken en klachten ivm de klant of prospect
  • Offertes, offerte-opvolging, ...
  • Productengamma, bestelhistoriek, omzetcijfers
  • Openstaande facturen, statistieken over betalingstermijnen
  • Klantencontacten bij deze klant
• GPS-coordinaten, geocoding, weergave op Google Maps, afstandberekeningen (zie ook prijzenbeleid : prijs van een product kan afhankelijk zijn van leveringsafstand)
• Leveranciersfiches (hoewel strikt genomen geen onderdeel van CRM, eerder van SRM) hebben ook documenten (links naar URL's, bestanden, ingescande facturen of procedures, ...)
• ...

Allerlei acties met 1 klik : bellen via Skype, email sturen, ...

• Icoontjes om onmiddellijk vanuit de klantenfiche een mail te sturen
• Icoontjes om (in de open-source-versie via Skype) vanuit de klantenfiche uw contactpersonen te bellen met 1 klik (Naar gewone telefoonnummers bellen kan uiteraard enkel indien u voldoende krediet op uw Skype-account plaatst, naar Skype-adressen bellen is gratis)
• Met 1 klik naar de website van de klant
• Vanuit contactpersonen : naar Facebook, LinkedIn of de website van de contactpersoon

Segmentering, mailings en marketing

Vanop verschillende plaatsen kunnen klantenlijsten met verschillende gegevens geselecteerd worden. Ze kunnen verder gebruikt worden (bijvoorbeeld door het OpenOffice-export-icoontje dat overal in MFS voorkomt) in spreadsheets, en van daaruit in mailings.

• Vanuit het scherm "'klantenselectie" kunnen op basis van verschillende vaste (klantentype, klasse, ...) en zelf-gedefinieerde velden, omzetten, deelomzetten per productgroep of productselectie, ... segmenteringen aangemaakt worden.
• Vanuit het scherm "klantenomzetten" kunnen de gegevens geëxporteerd worden en vanuit de spreadsheet verder gebruikt worden in mailings en marketing-toepassingen
• Geocodering (in open-source-versie tot nauwkeurigheid gemeentecentrum) en export naar KML-bestanden is mogelijk. Deze bestanden kunnen op kaart getoond worden in Google Earth. Voorbeeld: alle klanten van verkoper X die vorig jaar een omzet van > 1000 euro haalden, ...

Exporteren en importeren van gegevens

Klanten- en prospectgegevens kunnen vanop verschillende plaatsen geëxporteerd worden (via een icoontje dat naast elke tabel in MFS zichtbaar is, en waardoor de tabel-inhoud onmiddellijk geopend wordt in een spreadsheet). De adresgegevens van klanten en prospecten kunnen ook geïmporteerd worden vanuit een spreadsheet.

Klantencontacten : door wie, met wie, wanneer, wat besproken ?

Een verkoper kan na een telefoon, een klantenbezoek, of een bezoek door een klant aan de winkel, een klantencontact invoeren. Daarin kiest hij de klant, uit de lijst van contactpersonen met die klant kiest hij de persoon met wie hij gesproken heeft, en hij beschrijft het contact in een kort tekstje. Zo weten zijn collega's en zijn verkoopsverantwoordelijke altijd wat er wanneer en met wie besproken is.

Bij het invoeren van een klantencontact kan onmiddellijk een nieuwe afspraak gepland worden. Zie ook "Pakket extra functionaliteit" voor automatische rapportering aan de sales manager en synchronisatie van de afspraken / contactpersonen / klantencontacten met uw smartphone of Google-agenda/Google contacten.

Hoewel meestal in verband met CRM over Klantencontacten (customer relationship management) gesproken wordt, kan MFS ook contacten koppelen aan leveranciers, volledig met gelijkaardige werkwijze.

Offertes

Offertes kunnen gemaakt worden vanuit het invoeren van klantencontacten, en ze worden daar dan ook mee geassocieerd. Dus achteraf kunnen de klantencontacten die bij offertes horen, en omgekeerd worden opgezocht. Offertes kunnen worden opgevolgd : opvolgingsinformatie wordt (met naam van de invoerder en datum) toegevoegd aan de offerte-informatie. Zie ook "Pakket extra functionaliteit" voor automatische dagelijkse/wekelijkse rapportering aan de verkoopsverantwoordelijke e.d.

Raadplegen en statistieken

De opeenvolgende contacten met een klant of prospect kunnen vanop allerlei schermen in MFS opgevraagd worden via het (groene) menu-tje dat op vele plaatsen in MFS beschikbaar is. Ook kunnen statistieken opgevraagd worden in verband met het aantal bezoeken, het aantal prospecties, en de overeenkomstige omzet per

• Verkoper
• Klant of klantengroepering (bv. aankoopgroepering van klanten)
• Klantenklasse
• ...

Nog meer statistieken per klant zijn beschikbaar in het "Pakket extra functionaliteit".

Takenlijst, afspraken, klachtenopvolging

De taken, afspraken, memo's, klachten worden in MFS gecentraliseerd in 1 bestand, en ze kunnen (al dan niet) gekoppeld worden aan klanten, leveranciers,... . Op het hoofdscherm worden naast de aan de ingelogde gebruiker toegewezen offertes, ook de aan hem toegewezen taken getoond. Taken kunnen doorgegeven worden, en door alle medewerkers van commentaar worden voorzien, die telkens wordt bijgevoegd.

Het is mogelijk om aan taken een geschatte tijdsduur, een prioriteit, ... toe te kennen om zo een planning te kunnen maken. Als een taak een datum meekrijgt, wordt het een afspraak of geplande taak. Wanneer de vervaldatum verstreken is en de taak is nog niet als afgehandeld gemarkeerd, wordt ze rood weergegeven.

Klachten, taken, memo's

Behalve afspraken, die op een bepaalde datum doorgaan, kan het interessant zijn om aan bepaalde taken herinnerd te worden op het moment dat 

• de klant in uw magazijn iets afhaalt
• u een klantencontact invoert (tijdens een telefoongesprek met de klant)
• u een factuur voor die klant goedkeurt

Voorbeelden van dit type taken zijn : "pakket afgeven aan klant bij volgende winkelbezoek", "klant aanspreken over .... bij volgende klantencontact (telefoon)", "facturen van klant naar magazijn-adres van klant opsturen ipv. naar de maatschappelijke zetel". 

Het is in MFS mogelijk om taken op bepaalde "momenten" in de workflow te signaleren. De taak kan zelfs zo gedefinieerd worden dat de gebruiker om bepaalde invoer gevraagd wordt (bijvoorbeeld : de klant heeft verschillende medewerkers die goederen komen afhalen, en eist dat de naam van de persoon die goederen afhaalt vermeld wordt op de leveringsbon).

Handleiding

Voor op de praktijk gerichte informatie over hoe al deze onderdelen van MFS optimaal gebruikt worden, verwijzen we u graag naar de handleiding.

Pakketten extra functionaliteit

Naast de mogelijkheden van het open-source-pakket MFS, biedt Digon ook add-on-pakketten met diensten of uitbreidingen van MFS. U kan ons contacteren voor een offerte. 

• Integratie met andere VOIP-software of hardware dan Skype (Innovaphone, ...)
• Synchronisatie van uw afspraken met uw smartphone
• Uw contactpersonen, adressen en telefoonnummers van klanten beschikbaar in uw smartphone
• Automatisch op bepaalde tijdstippen naar uw mailbox verstuurde rapporten
• Rapportering op uw maat, ...
• Market basket analysis : "klanten die xxxx kochten, kochten ook yyyy"
• ...

Terug naar overzicht