Aankoopbeheer in MFS-ERP : inkooporders, opvolging, en software voor aankoopgroeperingen.

Aankoop en verkoop : MFS als facturatieprogramma De open source ERP - software MFS heeft voorzieningen voor het invoeren van inkooporders. Er kunnen bestelvoorstellen worden gegenereerd afhankelijk van de beschikbare en gewenste voorraad, de bestellingen kunnen later worden vergeleken met de geleverde aantallen, de voorraad wordt dan automatisch aangepast, en uiteindelijk kunnen de aantallen en prijzen op de inkomende facturen van uw leverancier vergeleken worden met de oorspronkelijke bestelling of levering.
Digon levert ook aanvullende software bij het open-source systeem waardoor de leveranciers-, product- en prijsadministratie in een aankoopgroepering drastisch vereenvoudigd wordt, en waardoor binnen een aankoopgroepering relevante informatie in real-time beschikbaar wordt bij de leden van de aankoopgroepering.

Een inkooporder invoeren en afdrukken

Het is van belang dat vooraf bij de artikelen (in de artikelfiche) de juiste leverancier is ingesteld. Een belangrijk principe is dat u artikels kan invoeren zonder eerst een leverancier te selecteren, het systeem zal die automatisch uitsplitsen in verschillende bestelbons voor de verschillende leveranciers.

Tip : u kan meerdere artikelen tegelijk selecteren in het artikelkeuzescherm : control-klik of shift-pijltje. De geselecteerde artikelen hebben een puntje voor de omschrijvingslijn. Doe dan 'OK' om ze allemaal tegelijk toe te voegen aan de aankoopbestelling.

Als u klaar bent met bestellen, kiest u in het menu : Bestelling|Afdrukken en verzenden. Voor elk van de leveranciers wordt er nu een bestelbon afgedrukt. Alternatief kan u ook kiezen : Bestelling|Tonen en verzenden. Voor elk van de leveranciers wordt er op het scherm een bestelbon getoond. Die bons kan u dan daarna ofwel afdrukken, ofwel rechtstreeks als PDF-bijlage bij een email verzenden.

Per artikelgroep bestellen

In het menu kan men alle artikelen van een bepaalde leverancier bijvoegen. Nu kan door het overnemen van de bestelvoorstellen de bestelling eenvoudig vervolledigd worden.

Bestelvoorstellen

Bij het invoeren van de artikelen in een aankoopbestelling, verschijnt er per artikel een bestelvoorstel. Dit aantal is afhankelijk van

de huidige fysieke voorraad van het artikel (zichtbaar in de artikelfiche)
het aantal dat in bestelling is door klanten
het aantal dat in bestelling is bij de leverancier
de in de artikelfiche ingestelde minimumvoorraad
de in de artikelfiche ingestelde maximumvoorraad
de in de artikelfiche ingestelde bestelhoeveelheid

Het wordt als volgt berekend. Van de fysieke voorraad wordt het aantal 'gereserveerd voor klanten' afgetrokken, en het aantal besteld bij leverancier opgeteld. Dat geeft de zogeheten "geplande voorraad". Indien die kleiner is dan de minimumvoorraad, wordt er een bestelvoorstel gegenereerd. Het bestelvoorstel is het kleinste veelvoud van de bestelhoeveelheid, zodanig dat de geplande voorraad plus het bestelvoorstel gelijk aan of groter is dan de maximumvoorraad. Voorbeeld : er zitten 5 stuks van produkt A in een doos, we stellen de bestelhoeveelheid in op 5. Stel dat de fysieke voorraad 27 is, in bestelling door klanten is 10, in bestelling bij leveranciers is 200. Dat betekent dat de geplande voorraad 217 is. Als de minimumvoorraad nu ingesteld is op 250, en de maximumvoorraad op 500, dan wordt er een bestelvoorstel gegenereerd, want 217 is minder dan 250. Het bestelvoorstel zal 285 stuks zijn : dat is namelijk een veelvoud van 5 (de bestelhoeveelheid), en de voorraad wordt aangevuld tot 502 (net boven de gewenste voorraad van 500).

Automatisch verzenden

In de leveranciersfiche bestaat de mogelijkheid om een email-adres in te vullen naar hetwelk de bestellingen voor die leverancier gestuurd moeten worden.

Rekenmachine en conversies

In het veld "prijs" kan u met Shift-F11 (of met het knopje met 3 puntjes [...]) een rekenmachine oproepen. Typ gewoon een formule en doe <enter>, en het resultaat van de berekening wordt direct in het prijsveld ingevuld. Merk wel op : er wordt rekening gehouden met de volgorde van de bewerkingen ( * wordt eerst uitgevoerd, en dan +) . Dus 2+3*5=17. U kan haakjes gebruiken om die volgorde te wijzigen, bijvoorbeeld : (2+3)*5 geeft als resultaat 25.

In het veld "aantal" kan u met Shift-F11 een rekenmachine en conversietabel tevoorschijn halen. Het schermpje ziet er ietwat anders uit dan voor het prijsveld, maar ook hier kan u in de rekenmachine bijvoorbeeld 5*3+2<enter> invoeren, en dan komt er 17 in het aantalveld. De conversies dienen om aantallen te kunnen invoeren in de ene eenheid, maar de bestelling uit te voeren in de facturatie-eenheid. Een klant kan bijvoorbeeld 25 m² tegels bestellen, maar de facturatie-eenheid van tegels die de leverancier hanteert is stuks. Als er een conversie voorzien is die zegt hoeveel stuks er in 1 m² zitten, kan u selecteren in welke eenheid u de bestelling invoert, het systeem rekent de andere dan automatisch uit. De conversies kunnen in de artikelfiche worden ingevuld, zie daarvoor elders in de documentatie.

Kladversie

Als u uw bestellingen nog niet definitief wil versturen, maar tijdelijk wil opslaan en er later aan verder werken, kan u in het menu Bestelling|Opslaan als kladversie kiezen. Later roept u ze terug op door Bestelling|Kladversie laden te gebruiken.

Opvolging bestelling, controle levering, controle aankoopfactuur

De bestelling wordt nu door het systeem bewaard. Ze kan geraadpleegd worden door vanuit het hoofdscherm van MFS Aankoop|Bestelling opvolgen te selecteren. Daar kan een specifieke bestelling, of alle bestellingen bij een leverancier geraadpleegd worden, aangepast, herdrukt, maar ook worden daar de leveringen ingevoerd. Op dat moment wordt de fysieke voorraad aangepast. Ook in datzelfde scherm kunnen de inkomende facturen worden gecontroleerd, en (vanop die facturen) de aankoopprijzen van de artikelen worden bijgesteld indien nodig.

Optionele software voor aankoopgroeperingen

MFS kan uitgebreid worden met software die Digon levert voor aankoopgroeperingen, waarbij in een aankoopcentrale het gehele of een gedeelte van het artikelen- leveranciers- en prijzenbestand voor de leden beheerd kan worden.

De leden van de groepering kunnen hun eigen prijsmarges bepalen, en op regelmatige tijdstippen (dagelijk, wekelijks,...) worden de wijzigingen in het centrale prijzenbestand dan overgenomen in hun MFS-ERP-systeem. Controlelijsten zorgen dat de leden een erg goed beeld hebben van wat er gebeurt, en als het ware de centrale kunnen controleren op fouten. Hieraan kan dan ook beheer van winkeletiketten gekoppeld worden (automatisch nieuwe etiketten als de prijs wijzigt).

Voor leden van de aankoopgroepering die niet met MFS als ERP-systeem zouden werken, is er een intranetwebsite (binnen de aankoopgroepering) beschikbaar vanop de welke zij de bestanden kunnen raadplegen en/of importeren in hun ERP-systeem. De website is beveiligd (bijvoorbeeld voor Belgische gebruikers kan dat met de Electronische Identiteitskaart).

Verder voorziet deze optionele software voor aankoopgroeperingen ook in het raadplegen van cijfers en statistieken (verkoopcijfers, maar ook actuele voorraden) over het gehele systeem. Dus bijvoorbeeld de aankoopcentrale kan verkoopscijfers van haar leden opvragen per product, maar de leden kunnen ook heel eenvoudig zien wat de real-time voorraad van een bepaald artikel is bij een van de andere leden van de groepering.