Digon

Inleiding

De open source ERP - software MFS heeft voorzieningen voor het invoeren van inkooporders. Er kunnen bestelvoorstellen worden gegenereerd afhankelijk van de beschikbare en gewenste voorraad, de bestellingen kunnen later worden vergeleken met de geleverde aantallen, de voorraad wordt dan automatisch aangepast, en uiteindelijk kunnen de aantallen en prijzen op de inkomende facturen van uw leverancier vergeleken worden met de oorspronkelijke bestelling of levering.

Een inkooporder invoeren en afdrukken

Het is van belang dat vooraf bij de artikelen (in de artikelfiche) de juiste leverancier is ingesteld.  Het is mogelijk om bij een andere dan de ingestelde leverancier te bestellen, maar uiteraard is het het makkelijkst wanneer de correcte leverancier is ingesteld. Open het scherm voor aankoopbestellingen vanuit het menu : Aankoop|Bestelling.  Een belangrijk principe is dat u nu willekeurige artikels kan invoeren, het systeem zal die automatisch uitsplitsen in verschillende bestelbons voor de verschillende leveranciers.

U voegt een enkel artikel toe door F3 te drukken (of menu : Inhoud|Artikel bijvoegen). Kies het artikel (of maak het aan) in het artikelkeuzescherm. Het artikel verschijnt op het bestelling-scherm, en onderaan komt er een Tab-blad bij met daarop de naam van de leverancier van het artikel.

Tip : u kan meerdere artikelen tegelijk selecteren in het artikelkeuzescherm : control-klik of shift-pijltje. De geselecteerde artikelen hebben een puntje voor de omschrijvingslijn. Doe dan 'OK' om ze allemaal tegelijk toe te voegen aan de aankoopbestelling.

Voeg een tweede artikel toe met F3. Als het artikel van een andere leverancier is, komt er onderaan een Tab bij met de naam van de 2de leverancier. U kan de algemene informatie voor de bestelling (een tekst, de gewenste leveringsdatum, de afgesproken leverings- en facturatievoorwaarden, een referentie) invullen per leverancier. Klik daartoe op de overeenkomstige leveranciersnaam-tab (de artikelen van die leverancier worden groen gekleurd), en pas de algemene informatie aan.

Als u klaar bent met bestellen, kiest u in het menu : Bestelling|Afdrukken en verzenden. Voor elk van de leveranciers wordt er nu een bestelbon afgedrukt. Alternatief kan u  ook kiezen : Bestelling|Tonen en verzenden. Voor elk van de leveranciers wordt er op het scherm een bestelbon getoond. Die bons kan u dan daarna ofwel afdrukken, ofwel rechtstreeks als PDF-bijlage bij een email verzenden.

Per artikelgroep bestellen

In het menu kan men Inhoud|Artikelen van leverancier bijvoegen. Hierdoor worden alle artikelen van een te selecteren leverancier aan de bestelling toegevoegd, met bestel-aantal nul, maar met bestelvoorstel ingevuld (zie verderop). Het is mogelijk om (in datzelfde menu) een vinkje aan te zetten waardoor niet alle, maar enkel de artikelen waarvoor een gewenste voorraad is ingevuld toe te voegen. Nu kan door het overnemen van de bestelvoorstellen de bestelling eenvoudig vervolledigd worden.

Een andere manier om een groep artikelen tegelijk te bestellen, is F3 te gebruiken om artikelen toe te voegen, en dan een gemeenschappelijk stuk van de omschrijving te typen, en dan alle toe te voegen artikelen te selecteren met shift-pijltje of ctrl-klik (er komen puntjes voor de geselecteerde lijnen). Als u OK klikt, worden alle geselecteerde artikelen toegevoegd aan de bestelling.

Bestelvoorstellen

Bij het invoeren van de artikelen in een aankoopbestelling, verschijnt er per artikel een bestelvoorstel.  Dit aantal is afhankelijk van

• de huidige fysieke voorraad van het artikel (zichtbaar in de artikelfiche)
• het aantal dat in bestelling is door klanten
• het aantal dat in bestelling is bij de leverancier
• de in de artikelfiche ingestelde minimumvoorraad
• de in de artikelfiche ingestelde maximumvoorraad
• de in de artikelfiche ingestelde bestelhoeveelheid

Het wordt als volgt berekend. Van de fysieke voorraad wordt het aantal 'gereserveerd voor klanten' afgetrokken, en het aantal besteld bij leverancier opgeteld. Dat geeft de zogeheten "geplande voorraad". Indien die kleiner is dan de minimumvoorraad, wordt er een bestelvoorstel gegenereerd. Het bestelvoorstel is het kleinste veelvoud van de bestelhoeveelheid, zodanig dat de geplande voorraad plus het bestelvoorstel gelijk aan of groter is dan de maximumvoorraad. Voorbeeld : er zitten 5 stuks van produkt A in een doos, we stellen de bestelhoeveelheid in op 5. Stel dat de fysieke voorraad 27 is, in bestelling door klanten is 10, in bestelling bij leveranciers is 200. Dat betekent dat de geplande voorraad 217 is. Als de minimumvoorraad nu ingesteld is op 250, en de maximumvoorraad op 500, dan wordt er een bestelvoorstel gegenereerd, want 217 is minder dan 250. Het bestelvoorstel zal 285 stuks zijn : dat is namelijk een veelvoud van 5 (de bestelhoeveelheid), en de voorraad wordt aangevuld tot 502 (net boven de gewenste voorraad van 500).

Automatisch verzenden

In de leveranciersfiche bestaat de mogelijkheid om in het veld "Bestel (mail/fax)" een email-adres in te vullen naar hetwelk de bestellingen voor die leverancier gestuurd moeten worden. Ook is er een veld "Bestandsformaat bestellingen". Dat laatste staat standaard op PDF (bestellingen in het alternatieve formaat, MFS-XML, kunnen door uw leverancier automatisch worden ingelezen indien hij of zij ook MFS gebruikt).

Het adres dat ingevuld is in het veld "Bestel (mail/fax)" in de leveranciersfiche, wordt getoond op het aankoopbestelling-scherm, onderaan, bij "automatisch versturen naar". (Op de tijd van schrijven staat dit vinkje standaard uit, dat wordt in de toekomst wellicht gewijzigd). Als u het vinkje aanzet voor u Bestelling|Afdrukken en verzenden kiest, wordt de bestelling automatisch als PDF-bijlage bij een email naar dat adres verzonden.

Bij een andere leverancier bestellen, artikels van een andere leverancier toevoegen

Een artikel heeft een standaardleverancier, maar wil u soms hetzelfde artikel bij een andere leverancier bestellen (zonder in de artikelfiche de standaardleverancier te wijzigen, omdat het bv. eenmalig is). Doe gewoon uw bestelling, alsof ze bij de standaardleverancier zou zijn, en klik daarna RECHTS op de leveranciersnaam-tab in het inkoopbestelling-scherm. Kies 'Deze bestelling bij een andere leverancier plaatsen'.

Ofwel bent u bezig aan een bestelling bij een leverancier A, en u wil daar een artikel aan toevoegen dat u normaalgezien bij leverancier B koopt, OF een "algemeen artikel" (zoals een artikel met de omschrijving "diversen") waaraan geen leverancier toegewezen is. Klik rechts op de leveranciersnaam-tab, en kies "Artikel van andere leverancier bij deze leverancier toevoegen". U kan dan een artikel kiezen om bij deze bestelling toe te voegen, hoewel het niet aan deze leverancier is toegewezen.

In het geval van zo'n "algemeen artikel" als "diversen" kan u dan de exacte omschrijving invullen in het veld "Uitgebreide omschrijving". Merk op : het is STERK afgeraden om van dit soort artikelen gebruik te maken, u kan best voor alle artikelen die u verkoopt een eigen artikelnummer aanmaken. Enkel wanneer het echt een eenmalig te verkopen artikel is, kan u dit overwegen, maar dan nog ...

Rekenmachine en conversies

In het veld "prijs" kan u met Shift-F11 (of met het knopje met 3 puntjes [...]) een rekenmachine oproepen. Typ gewoon een formule en doe <enter>, en het resultaat van de berekening wordt direct in het prijsveld ingevuld. Merk wel op : er wordt rekening gehouden met de volgorde van de bewerkingen ( * wordt eerst uitgevoerd, en dan +) . Dus 2+3*5=17. U kan haakjes gebruiken om die volgorde te wijzigen, bijvoorbeeld : (2+3)*5 geeft als resultaat 25.

In het veld "aantal" kan u met Shift-F11 een rekenmachine en conversietabel tevoorschijn halen. Het schermpje ziet er ietwat anders uit dan voor het prijsveld, maar ook hier kan u in de rekenmachine bijvoorbeeld 5*3+2<enter> invoeren, en dan komt er 17 in het aantalveld. De conversies dienen om aantallen te kunnen invoeren in de ene eenheid, maar de bestelling uit te voeren in de facturatie-eenheid. Een klant kan bijvoorbeeld 25 m² tegels bestellen, maar de facturatie-eenheid van tegels die de leverancier hanteert is stuks. Als er een conversie voorzien is die zegt hoeveel stuks er in 1 m² zitten, kan u selecteren in welke eenheid u de bestelling invoert, het systeem rekent de andere dan automatisch uit. De conversies kunnen in de artikelfiche worden ingevuld, zie daarvoor elders in de documentatie.

Kladversie

Als u uw bestellingen nog niet definitief wil versturen, maar tijdelijk wil opslaan en er later aan verder werken, kan u in het menu Bestelling|Opslaan als kladversie kiezen. Later roept u ze terug op door Bestelling|Kladversie laden te gebruiken.

Opvolging bestelling

De bestelling wordt nu door het systeem bewaard. Ze kan geraadpleegd worden door vanuit het hoofdscherm van MFS Aankoop|Bestelling opvolgen te selecteren. Daar kan een specifieke bestelling, of alle bestellingen bij een leverancier geraadpleegd worden, aangepast, herdrukt, maar ook worden daar de leveringen ingevoerd. Op dat moment wordt de fysieke voorraad aangepast. Ook in datzelfde scherm kunnen de inkomende facturen worden gecontroleerd, en (vanop die facturen) de aankoopprijzen van de artikelen worden bijgesteld indien nodig. Voor details, zie elders in de documentatie.