Digon open source crm en erp

Toegevoegde waarde voor CRM.

In MFS-ERP is nu een zogeheten IMAP-client beschikbaar.  Het gaat echter niet om een vervanging van uw vertrouwde email-programma. In plaats daarvan voegt deze client net de functionaliteit toe, die ontbreekt in uw email-programma.  Dus hoewel het mogelijk is, is de IMAP-client niet bedoeld om dagelijks uw emails te lezen...

Maar waarvoor dient hij dan wel ? De belangrijkste bedoeling is dat je vanuit MFS, zonder emails te moeten kopiëren van uw mailsoftware naar uw CRM-software (=MFS), toch met 1 klik toegang hebt tot volledige historische communicatie-threads met klanten en prospecten.

We zetten even op een rijtje wat de mogelijkheden zijn van de IMAP-client.

Wat is de IMAP-client in MFS niet ?

• Vervangt uw mailprogramma (Outlook, Thunderbird, ...) niet.
• IMAP is zeker niet bedoeld om mails te versturen. MFS kan wel mails en mailings versturen, maar doet dat
  • ofwel via uw gebruikelijke mailprogramma (bv. offertes, facturen, ... allerhande documenten)
  • ofwel via zijn ingebouwde SMTP-client (notificaties (=signaleringen), EDI-documenten, mailings naar mailinglijsten)
• Hoewel u uw inkomende mails kan lezen in het IMAP-client-scherm, is dat wellicht handiger in uw gewone email-programma.

Wat is de IMAP-client in MFS dan wel ?

De IMAP-client is een toevoeging aan het CRM-systeem in MFS. Op uw email-server bevindt zich een schat aan informatie over alle historische communicatie met uw klanten en prospecten.

Op uw email-server zijn de documenten dikwijls niet geclassificeerd zoals u ze later nodig heeft, zelfs indien u uw mails ordent in mappen...

Maar door de koppeling te maken tussen het archief met uw emails en MFS, uw CRM-software, creëren we interessante mogelijkheden. Enkele voorbeelden :

• MFS heeft toegang tot uw email-archief, zelfs zonder dat u individuele mails moet slepen of kopiëren naar MFS.
• In uw email-programma kan u zoeken naar "alle emails die uitgewisseld werden met 1 bepaald email-adres". In MFS daarentegen kan u nu zoeken naar "alle emails die uitgewisseld werden met alle contactpersonen van een bepaalde klant". Uiteraard is het laatste erg belangrijk in de voorbereiden van vergaderingen...
• Daarnaast kan u ook zoeken naar woorden in, net zoals in uw email-programma. Maar in MFS kan u dan ook de lijst met email-adressen van de emails die voldoen aan de zoekopdracht gebruiken om de overeenkomstige klanten/prospecten in het adressenbestand van MFS te taggen met een bepaald label. Voorbeeld :
  • U stuurde "handmatig", vanuit uw email-software, een bericht over "promotie abcde" naar een aantal klanten. 
  • Daardoor zijn die mails in uw "verzonden"-map terecht gekomen
  • Later wil u die klanten in MFS markeren met een tag omdat u ze via een mailing in MFS een opvolgbericht wil sturen. 
  • Dat kan door
    • in de IMAP-client in MFS te zoeken naar "promotie abcde", de resultaatlijst even te openen in een spreadsheet (spreadsheet-icoontje),
    • en de spreadsheet dan terug te plakken in het "Adresselectie/import"-scherm. 
    • Daar kan u dan op basis van de email-adressen, de klanten of prospecten taggen. 
    • En daarna kan u bv. een mailing uitvoeren naar alle klanten die de tag hebben die u net aangemaakt heeft, of de klanten die de mailing over "promotie abcde" gekregen hebben, later uitsluiten uit een mailing over een andere promotie ...

Hoe  ?

1. Configureer uw email-server als IMAP-server. Bewaar zowel uw inkomende als historische emails in mappen op de imap-server, niet lokaal op uw harde schijf.
2. Ga naar gebruikersbeheer, en configureer per gebruiker zijn imap-server, en zijn imap-account
3. Vanaf dan kan die gebruiker van op elk scherm in MFS waar het (groene) klanten/prospectenmenu beschikbaar is, met 1 klik alle email-correspondentie tussen zichzelf en elk van de contactpersonen van de klant/prospect oproepen.
4. Ofwel kan hij/zij vanuit "Relaties/Zoeken op mailserver" zoeken naar zoektermen in zijn/haar historische mails. De email-adressen die gevonden worden, kunnen verder gebruikt worden, bv. in een spreadsheet. (Die spreadsheet kan bv. gebruikt worden om later terug in MFS te importeren, ...)