Digon

Inleiding

(MFS-versie minstens 4.2.9)

Dit is een uitgewerkt voorbeeld van verder doorgedreven prijsbeleid. Het is niet aangeraden voor beginners, en in vele gevallen zijn de geavanceerde instellingen zoals hier besproken niet nodig voor uw toepassing. Het scenario is erg specifiek, en de uitvoering is misschien wat ingewikkelder om te lezen, maar het geeft een beeld van welke mogelijkheden er zijn in MFS.

We bekijken een voorbeeld dat gebruik maakt van het geavanceerde prijsbeheer in MFS. Bij installatie is MFS ingesteld op eenvoudig prijsbeheer, waarbij er gewoon per product een aankoop- en een verkoopprijs is toegekend. Het geavanceerde prijsbeheer biedt veel meer mogelijkheden, maar maakt het beheren en invoeren van prijzen uiteraard ook wel wat ingewikkelder. In dit voorbeeld tonen we een deel van de mogelijkheden.

Welfsels : verzagen, staffels op lengte

Het voorbeeldscenario ziet er als volgt uit. Welfsels worden geleverd in verschillende lengtes, van 60 cm tot 5,20 meter, in stapjes van 10 cm. De breedte is 60 cm en prijs wordt gespecifieerd per m². Maar er zijn verschillende staffels : van 60 cm tot 1 m lengte is de aankoopprijs bv. 25 euro per m² en de verkoopprijs 30 euro/m², van 1,10 m tot 3.10 m is AP=26€/m²  en VP=31€/m² , en van 3.20 m tot 5,20 m lengte is AP=27€/m² en VP=32€/m² .

Daarnaast kunnen welfsels verzaagd worden op de helft, in lengterichting, zodat er een welfsel van 30 cm breed over blijft. In dat geval moet een zaagsnede aangerekend worden, en de prijs daarvan is de prijs van een half welfsel van de gespecifieerde lengte.

Klanten bestellen welfsels per stuk (dus niet per m²), en zij specifieren de lengte. Bijvoorbeeld : 6 welfsels van 4 meter, en 3 welfsels van 4,20 meter. De prijs is echter gespecifieerd per m², en op facturen moet dus het aantal m²  aangerekend worden.

Prijsbeheer in MFS, samengestelde artikels

Een mogelijke oplossing in MFS is het programma zodanig instellen dat

• Er 1 artikel 'Welfsel' is, met staffelprijs op lengte, niet op aantal, zowel in aankoop als in verkoopprijs
• Van dat artikel de 'werkeenheid' m is, maar zodanig dat je een aantal en een lengte kan specifieren in een bestelling. De breedte wordt niet gespecifieerd en is dus 1 in werkeenheid.
• Op de magazijnbon, evt. de leveringsbon, evt. de laadbon, de invoerschermen in werkeenheid, ... weergegeven wordt : 6 x 4 m welfsels, en prijs per m, en de 60 cm (die de documenten verwarrend zou maken) niet wordt weergegeven.
• De 'facturatie-eenheid' van dat artikel m² is, en dat wordt bekomen door een conversie van de breedte (die is in de facturatie-eenheid dus 0.6, want 60 cm breed).
• Er bij een bestelling van dit artikel, indien er 'een half' in de aantal-kolom gevraagd wordt, automatisch een artikel 'zagen van welfsel' toegevoegd wordt aan de bestelling
• En de prijs van dit 'zagen van welfsel'-artikel gelijk wordt aan de prijs van een half welfsel van deze soort
• Op een eventuele laadbon voor de welfsels,de zaagsnede niet afgedrukt wordt (productiestap).

Het zal blijken dat bij het invoeren van zo'n bestelling, deze twee artikelen ook aan elkaar gekoppeld blijven : als er aan het aantal van het welfsel iets wijzigt, wordt ook het aantal en de prijs van de zaagsnede gewijzigd.

Geavanceerd prijsbeheer inschakelen

In het programma moet het geavanceerde prijsbeheer ingeschakeld zijn. Doe dit door in Bestand|Voorkeuren|Instellingen, in "Opties 1", het vinkje "Gebruik Primo" in te schakelen. Opgelet : de prijzen die voordien ingesteld werden in het eenvoudig prijzenbeheer worden nu (voor alle artikelen) onbereikbaar, en er moeten voor alle artikelen prijzen ingesteld worden in  het geavanceerde prijsbeheer. Let op : als er geen standaardprijs is ingesteld voor een artikel (zie artikelscherm : "prijs niet toegekend"), werken ook de formules niet voor dat artikel). Zie elders in de handleiding in verband met het invoeren van standaardprijzen in uitgebreid prijzenbeheer.

Uitvoering

Voor het artikel "welfsels" hebben we staffels nodig op de lengte-maat, niet op het aantal. Staffels op het aantal kunnen in MFS ingevoerd worden in een staffeltabel, maar staffels op de lengte-maat moeten we in een formule (met if...then-constructie) aanmaken.  Er kunnen eventueel verschillende types welfsels zijn (glad, ruw, merken, ...), en dat leidt tot verschillende artikels ("welfsels glad", "welfsels ruw", ...). De staffelformule willen we dus op artikelniveau kunnen invoeren.

Prijsformules worden in MFS ingesteld per groep van artikelen die we een "kortinggroep" noemen. Eventueel kan per klantklasse een andere prijsformule ingesteld worden. In de prijsformule van zo'n kortinggroep kan verwezen worden naar de prijsformule die per individueel artikel is ingesteld. Met andere woorden : om MFS duidelijk te maken dat voor de prijsberekening van die artikelen gebruik gemaakt moet worden van de formule op artikelniveau, moeten deze artikelen in een kortinggroep zitten, die ingesteld is zodat de per-artikel-formule gebruikt wordt voor de prijsberekening.

• Creëer een kortinggroep voor welfsels. We noemen ze in dit voorbeeld gewoon "Welfsels", maar hoe u de groepen structureert, is natuurlijk aan u. Het gaat er om dat we een kortinggroep hebben waarin we als prijsformule eenvoudigweg specifieren dat voor elk van de klantklassen de formule op artikelniveau gebruikt moet worden. Om de kortinggroep aan te maken gaat u naar Bestand|Prijzen|Kortinggroepen. In het kortinggroepenscherm selecteert u dan eerst "Structuur van de groepenboom". Dan kan u in de boomstructuur, door rechts te klikken op een groep, een subgroep aanmaken. Rechts klikken op die nieuwe groep laat u toe haar naam te wijzigen in "Welfsels". Schakel nu om naar "Eigenschappen van groepen". Selecteer Welfsels, klik op "Klantklassen toevoegen" om een formule-lijn toe te voegen voor elk van de klantklassen, en vul in elk van de formules [[AF]] in, zodat u het volgende resultaat krijgt :

• Ook de prijs van de zaagsnede moet via een formule berekend worden (want dat is de helft van de prijs van het overeenkomstige welfsel). Maak een kortinggroep Bewerkingen, die ook ingesteld wordt om de formule op artikelniveau te gebruiken.
• Maak een artikel "Welfsels", en duid aan dat het in de kortinggroep "Welfsels" zit (Bestand|Artikelen|Nieuw) .

• Vul op het volgende tab-blad de prijsformule in voor het artikel. Dat is in dit geval een reeks if-then-constructies die zowel de verkoopprijs als de aankoopprijs bepalen. De formule is in dit geval AP:=iif(L<0.6,0,iif(L<1.1,25,iif(L<3.2,26, iif(L<5.20, 27, 0))));iif(L<0.6,0,iif(L<1.1,30,iif(L<3.2,31, iif(L<5.20, 32, 0)))) . De aankoopprijs moet toegekend worden aan de variabele AP, de verkoopprijs moet niet toegekend worden, dat moet gewoon het resultaat van de uitdrukking zijn. Dus de uitdrukking voor de verkoopprijs moet LAATST staan in de formule, na de puntkomma die de formule voor de aankoopprijs afsluit. Voor meer hulp over uitdrukkingen en de variabelen die u kan gebruiken, zie het kortinggroepenscherm, onder de knop "Hulp".
• Een artikel heeft een werkeenheid en een facturatie-eenheid. De werkeenheid wordt als standaard gebruikt bij het invoeren van bestellingen of offertes (kan worden omgeschakeld), en wordt ook afgedrukt op de leverings- en magazijnbons. De facturatie-eenheid is de eenheid waarvoor de prijs ingesteld is, en deze wordt afgedrukt op de facturen.
• Een eenheid is een naam (bv. stuks, m, m2) en aan een eenheid is ook een dimensie toegekend. De eenheden kunnen aangemaakt worden in Bestand|Hulpbestanden|Eenheden. Daar kunnen ook hun dimensies worden ingesteld. Een eenheid met dimensie 1 betekent dat enkel het aantal van producten met die eenheid kan worden ingevuld. Een eenheid met dimensie 2 betekent dat aantal en lengte kan worden ingevuld. Bij een eenheid met dimensie 3 kan aantal, lengte en breedte worden ingevuld in de offerte/bestelling.
• Vul in de artikelfiche op het tab-blad "Conversies" de werkeenheid, de facturatie-eenheid, de conversie tussen beide, en de conversie voor de breedte in. Voor dit voorbeeld moet de werkeenheid meter zijn met dimensie 2, en de facturatie-eenheid m2 met dimensie 3. De breedteconversie wordt als volgt ingesteld : 1 lopende meter welfsel, dat is de werkeenheid, is 60 cm breed, dus heeft een oppervlakte van 0.6 m2, en dat is de facturatie-eenheid. De conversie moet ingevoerd worden met de facturatie-eenheid links van het gelijkheidsteken. Dus m2=(1/0.6)m, ofwel m2=1.6666666666... m

• Maak een artikel "Zagen welfsel" aan. Vul een standaardprijs in, maar ook de prijsformule iif(ParentQty=0, 0 ,ParentPr*ParentQLW/ParentQty/2). Laat dit artikel tot de kortinggroep "Bewerkingen" behoren. Stel in dat dit een productiestap is (Manufacturing) , zodat het niet getoond wordt op de laadbon.
• Ga naar het artikel "Welfsel", in de tab "Samenstelling". Voeg het artikel "Zagen Welfsel" toe, met als aantalformule iif(abs(abs(ParentQty*ParentQtyConv-round(ParentQty*ParentQtyConv,1))-0.5)<0.00000001,1,0). Dat betekent dat het aantal voor het artikel "zagen welfsel" gelijk aan 1 zal zijn, wanneer het aantal voor het artikel "Welfsel" op 0,5 eindigt.


De instellingen kunnen het eenvoudigst getest worden door een offerte aan te maken voor een welfsel. Wijzig het aantal, en u ziet hoe de extra lijn "zaagsnede" toegevoegd wordt, met prijs afhankelijk van de prijs van de lijn met het hoofdartikel, en aantal 1 of 0 afhankelijk van het aantal van het hoofdartikel.