Aankoop-software in MFS-ERP

Aankoop in MFS-ERP

Bestelvoorstellen aan de hand van voorraadbeheer

Het bestelvoorstel wordt berekend op basis van de in de artikelfiche ingestelde minimumvoorraad, maximum- of gewenste voorraad, bestelhoeveelheid, en daarnaast de huidige voorraad, het aantal te leveren bij klanten, en het aantal te ontvangen bij leveranciers. De fysieke voorraad min het aantal gereserveerd voor (of te leveren aan) klanten plus het aantal te ontvangen van leveranciers, wordt de geplande voorraad genoemd. Dat is dus de voorraad nadat alles wat besteld is door klanten, uitgeleverd is, en alles wat besteld is bij leveranciers, ontvangen zou zijn. Als de geplande voorraad groter is dan de minimumvoorraad, wordt het bestelvoorstel nul. Als de geplande voorraad kleiner is dan de ingestelde minimumvoorraad, wordt het bestelvoorstel zodanig dat de geplande voorraad plus het bestelvoorstel, net groter of gelijk wordt dan de maximum- of gewenste voorraad. Het bestelvoorstel wordt echter altijd een geheel veelvoud van het de (in de artikelfiche ingestelde) bestelhoeveelheid. Dus als de bestelhoeveelheid 1 is, wordt het bestelvoorstel gelijk aan de maximumvoorraad min de geplande voorraad. Als de bestelhoeveelheid 5 is, wordt besteld in verpakkingen van 5, en wordt het bestelvoorstel een veelvoud van 5, zodanig dat de gewenste voorraad bereikt wordt, of net (met maximum 4) overschreden wordt.

Simulatie en optimalisatie voor aankoopbeheer

Voor vele artikelen zijn er alternatieve leveranciers. Niet alleen eenheidsprijzen moeten vergeleken worden, maar ook franco-bedragen, en hoeveelheidscondities. De simulatiemodule laat toe verschillende configuraties van een aankooporder te maken, en die te vergelijken.

Wanneer de prijzen van alle artikelen in een aankooporder bij verschillende alternatieve leveranciers geregistreerd zijn in MFS, en de transportkost en het francobedrag per leverancier liggen vast, dan kan MFS een automatische optimalisatie uitvoeren en het aankooporder verdelen over de verschillende leveranciers zodat de totale kostprijs minimaal is.

Inter-filiaal orders (interne aankooporders)

Interne voorraadtransfers tussen filialen van uw firma kunnen worden geregistreerd, door eenvoudig te klikken op een van uw filialen bij het bestellen van de goederen.

Opvolging, deelleveringen bij receptie goederen, voorraadpredictie

Via het menu Aankoopbestelling opvolgen krijgt u een overzicht van alle aankoopbestellingen, hun status (reeds geleverd, gedeeltelijk geleverd,...), hun inhoud, de (deel-)leveringen die per aankoopbestelling gebeurd zijn, de details van die (deel-)leveringen, en de aankoopfacturen die bij die leveringen horen. U kan aan de aankoopbestellingen leveringen koppelen, en aan leveringen aankoopfacturen. Bij het invoeren van een levering wordt de voorraad aangepast op de juiste locatie (per leveringlijn kunnen in een handeling twee voorraadlocaties worden toegewezen). In een scherm kunnen dus, met weinig invoerwerk, de voorraad worden geupdate, de leveringen worden gecontroleerd, en de aankoopfacturen worden gecontroleerd tegenover de leveringen.

Er is doorheen MFS door rechtermuisknop-menu's direct toegang tot voorraadpredicties op basis van verwachte of bevestigde leveringsdatum.

Lot- en serienummerregistratie, en tracering

Bij het invoeren van de levering kunnen loten en serienummers geregistreerd worden.

Registratie orderbevestigingen, verwachte/bevestigde leveringsdata, rappels aan leveranciers

Vanuit het menu “Orderbevestiging”, bovenaan, kan voor de geselecteerde bestelling een orderbevestiging (met bevestigde leveringsdatum) van de leverancier worden geregistreerd. Ofwel voor de gehele bestelling, ofwel voor individuele lijnen. Op basis hiervan kunnen rappels aan de leveranciers gestuurd worden voor orders die niet tijdig geleverd werden.

Afroep, afhaling, planning

Aan een bestelling kunnen verschillende eigenschappen toegewezen worden, zodat met levering of afhaling, drop shipment of afroep gewerkt kan worden.

Controle van aankoopfacturen (optioneel via documentherkenning) en semi-automatisch inboeken in uw boekhouding

Er is zowel een vereenvoudigde als een rigoureuze methode om aankoopfacturen in te boeken. In elk geval worden de PDF-bestanden (ontvangen via e-mail of gescand) geregistreerd en gekoppeld aan de levering. In de uitgebreidere methode kunnen de aankoopfacturen ook ineens in uw boekhoudsysteem worden ingevoerd.

Documenten

Aan de bestelling kan een document gekoppeld worden (cfr. koppelen van een document aan een artikel, koppelen van een document aan een offerte, ...). Het document kan een URL zijn, een PDF-bestand, een spreadsheet, en e-mail, .... Het document kan gesleept worden naar het venster (bijvoorbeeld vanuit Windows Verkenner, of vanuit uw e-mailprogramma)

EDI

Vanuit het menu bovenaan het venster, is met Bestelling|verzend via mail ook nog de optie beschikbaar om de bestelling in elektronisch formaat via mail naar het (op de leveranciersfiche ingestelde) email-adres van de leverancier te sturen, zodat de leverancier de bestelling elektronisch kan inlezen, en niet meer handmatig moet invoeren. Meer uitgebreide opties via de JobQueue-module zijn mogelijk, waarbij een volledige EDI-connectie met de leverancier kan worden opgezet (UBL 2.1 of custom-formaten).