Documenten scans, e-mail-bijlagen, ...

Documenten die u uitwisselt met uw klanten en leveranciers, kunnen gekoppeld worden in het systeem. Zo heeft u steeds onmiddellijk een overzicht welke documenten bij een leverancier, een artikel, een klant, ... horen. Met een muisklik openen alle medewerkers onmiddellijk een PDF-scan, of een spreadsheet.

Hoe koppelen ?

In vele gevallen kan de koppeling automatisch verlopen. MFS herkent bijvoorbeeld barcodes op scans van verzendnota's die door de klant ondertekend zijn, en kan ze zo automatisch aan het klantorder koppelen. Uiteraard kunnen ook gewoon documenten ingesleept worden in - bijvoorbeeld - een artikelfiche in MFS, en kan u ze op die manier linken.

Zoeken

Documenten die aan MFS gekoppeld zijn, zijn overzichtelijk gelinkt aan items als artikelen, klanten, prospecten, orders, ontwerpen. Ze zijn vanuit de fiches van elk van deze items zeer vlot bereikbaar. Maar er is ook een zoekfunctie beschikbaar die toelaat doorheen alle documenten tekst te zoeken.

Welke documenten ?

Scans van door uw klanten ondertekende verzendnota's, aankoopfacturen, inkomende leveringsbons, ... kunnen automatisch of halfautomatisch gekoppeld worden, en zijn daarna door iedereen in enkele klikken bereikbaar.

Verzendnota's
Nadat verzendnota's door uw klant ondertekend zijn, kan u ze als een stapel op uw scanner leggen. MFS herkent automatisch welke verzendnota bij welk order hoort (via de barcode), en koppelt ze automatisch. Bij een klacht van uw klant kan u eenvoudig de leveringsbon- of orderreferentie in MFS opzoeken, en met een klik de gescande PDF van de getekende verzendnota oproepen
Faxen of notities voor telefonische orders
Deze documenten kunnen voorzien worden van een etiket dat door MFS wordt afgedrukt. Ze kunnen dan ook in batch op uw scanner, en worden automatisch gekoppeld.
Inkomende leveringsbons
Door ook deze van een labeltje te voorzien bij ontvangst van goederen (zie ook magazijnbeheer), kunnen ze ook helemaal automatisch aan de overeenkomstige aankoopbestelling in MFS gekoppeld worden. Daarna kunnen bij het opzoeken van een artikel in MFS, onmiddellijk de leveringsbons waarop dat artikel voorkomt, opgeroepen worden.
Inkomende facturen
Papieren facturen kunnen worden ingescand, facturen die via e-mail verstuurd worden kunnen automatisch worden verwerkt via EDI (het systeem ontvangt de e-mail, en plaatst de bijlage in de document-opslag van MFS. De facturen worden semi-automatisch gekoppeld aan leveranciers, en zelfs aan individuele leveringen met behulp van een OCR-systeem, terwijl de gebruiker de controle van de facturen uitvoert.
Technische fiches, foto's
kunnen aan artikelen of leveranciers gekoppeld worden, en zijn dan ook onmiddellijk beschikbaar vanuit het MFS-systeem
Offertes, ontwerpen
Aan een offerte voor een klant, kan een offerte van een leverancier (intern) gekoppeld worden. Of een berekening in uw ontwerpprogramma of spreadsheet.
Klachten
Klachten over goederen of leveringen kunnen van bewijsdocumenten voorzien worden
...