Voorraadbeheer en magazijnbeheer (WMS) voor meerdere filialen

Voorraadbeheer- en magazijnbeheer-software

Voorraadbeheer en warehouse-management of magazijnbeheer zijn nauw verbonden met elkaar.

  • Voorraadbeheer gaat over registratie van voorraadwijzigingen bij aankopen, verkopen of voorraadtransfers. Hierdoor kan een systeem een bestelvoorstel aanmaken.
  • Warehouse management software organiseert hoe goederen in een magazijn worden geplaatst (put-away), waar ze worden geplaatst (locaties), en hoe ze worden klaargemaakt voor levering (picking).

Inleiding

We gaan hier in op hoe de MFS-ERP-software deze processen voor u kan helpen organiseren. Dat kan zowel op basis van papieren bons, als met behulp van barcode-scanners.

Voorraadbeheer-software

MFS-ERP bevat in zijn basisversie reeds uitgebreide voorraadbeheer-software. Het stockbeheer-systeem kan automatisch de voorraadbewegingen van elk product volgen doordat u uw aankopen en verkopen in MFS-ERP registreert.

Verkopen en picklists

Elk artikel kan zich op meerdere locaties in uw magazijn bevinden. Het voorraadbeheer-systeem laat toe de individuele voorraden op elk van deze locaties te registreren. Deze locaties kunnen zich in meerdere magazijnen bevinden, of zelfs in meerdere filialen van uw bedrijf. Na het aanmaken van de verkoopbestelling wordt een pick list afgedrukt. Indien uw voorraad correct geregistreerd is in het systeem, kan u de pick lists beperken tot de artikelen waarvan voorraad beschikbaar is, zodat uw magazijniers niet nodeloos afstanden aflegt naar locaties waar de voorraad toch uitgeput is. De overige goederen komen in backorder.

Beschikbare voorraad en reservaties van de voorraad

Bij het invoeren van verkooporders zijn de fysieke voorraad, de beschikbare voorraad en de geplande voorraad makkelijk te raadplegen. Er kan voor een verkooporder (via planning van picking) een reservatie uitgevoerd worden van de fysieke voorraad, zodat de klant in kwestie zeker is dat de goederen voor hem gereserveerd zijn, en niet via een andere verkoop bij een andere klant terecht kunnen komen.

Het is zelfs mogelijk om reservaties te maken op goederen die nog niet geleverd zijn door de leverancier

Verzending

Bij het aanmaken van de leveringsbon zal voorraadbeheer-systeem de voorraad afboeken van de juiste voorraadlocaties, zodat de stock van de artikelen overeenkomt met de werkelijkheid.

Bestelvoorstel voor aankoopbestelling

Voor elk artikel is een minimum-voorraad en een maximum-voorraad (of gewenste voorraad) ingesteld. De voorraadbeheer-software in MFS-ERP houdt rekening met deze waarden, om dan op basis van de lopende bestellingen bij klanten en leveranciers, en de huidige voorraad te bepalen of er artikelen besteld moeten worden.

Wanneer de leverancier de goederen levert, bevestigt u in het systeem de geleverde aantallen, en wordt de stock automatisch geupdate. Uiteraard zijn hier ook naleveringen door de leverancier mogelijk.

Filialen en voorraadtransfers

Het voorraadbeheersysteem registreert de stock in verschillende filialen van uw bedrijf. U kan voorraad transfereren tussen afdelingen op een gelijkaardige manier zoals u artikelen bestelt bij uw leveranciers.

Voorraadpredictie

Het voorraadbeheer kan u per artikel ook een predictiescherm tonen over het verwachte toekomstige verloop van de voorraad. Wanneer komen goederen binnen, wanneer moeten ze geleverd worden. Voorraadbeheer kan niet los gezien worden van een tijdscomponent : het is van belang de juiste voorraad te hebben op het juiste moment.

Magazijnbeheer-systeem (WMS of warehouse management system)

Nauw verweven met het voorraadbeheer-systeem in MFS-ERP, is het magazijnbeheersysteem.

Put-away

Aan de hand van de zogeheten put-away-lijst kan de magazijnier de net ontvangen goederen op de juiste locaties in het magazijn wegzetten.

Picking

Het magazijnbeheer-systeem dat in de standaardversie van MFS-ERP aanwezig is, laat toe om pick-lijsten af te drukken (voor barcode-scanners : zie verderop). Deze pick-lists leiden de magazijnier via de kortste route doorheen het magazijn. Wanneer ze afgemeld worden, wordt de voorraad geupdate. Er zijn verschillende procedures mogelijk

  • Onmiddellijk afdrukken van een pick-list na invoer bestelling
  • Gegroepeerd afdrukken van pick-lists in magazijn
  • Planning van pickings (wanneer picken), afhankelijk van
    • Door klant gewenste leverdatum
    • Beschikbare voorraad en verwachte inkomende levering (beslissing om wel of niet uit te leveren, of te wachten tot de bestelling volledig kan geleverd worden)
    • Beschikbare picking-capaciteit (aantal pickers, aantal artikelen per picker per dag)
    • Leveringsroute

Locaties en barcode-scanners

De stock van de artikelen wordt per locatie geregistreerd. Er zijn picking-locaties en overstock-locaties. De magazijnbeheersoftware kan aanvullijsten genereren voor aan te vullen picking-locaties (aanvullen vanuit bulk- of overstock-locaties). De locatiecodes (op barcode-etiketten) laten de magazijnier toe om via een barcode-scanner te controleren of hij de correcte goederen neemt.

Warehouse-management-systeem InCon met barcode-scanners

Naast het basissysteem voor stockbeheer en warehouse-management in MFS-ERP is er de uitbreidingsmodule InCon, die warehouse-management met barcode-scanners toelaat.

Put-away met barcode-scanner

Met InCon kunnen de ontvangen goederen aan de hand van een barcode-scanner in de rekken geplaatst worden. Ze worden dan in real-time in de voorraad ingevoerd, en een picker (zie verderop) zal pas de goederen in zijn picklist op zijn barcode-scanner aangeboden krijgen als ze echt in de rekken liggen.

Picking met barcode-scanner

De magazijnier krijgt op zijn handterminal het volgende te picken item aangeboden, samen met

  • De locatie
  • De omschrijving
  • Het aantal
  • Eventueel een foto

Hij of zij moet de locatie bevestigen door ze op het magazijnrek te scannen, en daarna ook nog het aantal bevestigen. Op die manier worden zoveel mogelijk fouten vermeden.

Na de picking kan op de barcode-scanner de klaarzet-locatie worden ingevuld, zodat geregistreerd kan worden waar de goederen klaargezet zijn